8 съвета как да спестите от печат във фирмата

На огромното мнозинство от фирмите не може да се отрече искреното усилие за ефективно намаляване на разходите за печат. Спестяванията обаче често не съответстват на положените усилия и въпреки сравнимите условия компаниите постигат диаметрално различни резултати. В какво тогава грешат някои фирми, или по-точно казано, как да се спести от печат във фирмата?

Компаниите много добре осъзнават, че тонерите, мастилените касети, офис хартията, енергията за работа на устройствата, сервизът на принтерите, както и архивирането или обратно — унищожаването на хартия, им струват годишно немалки финансови средства, които биха могли да инвестират много по-смислено.

Следователно не е чудно, че компаниите се опитват да постигнат икономии, като предприемат различни мерки, включително мотивиране на своите служители. Както обаче се оказа, добрата дума и различните мотивационни листовки при намаляването на разходите за печат практически нямат никакъв положителен ефект.

Малко по-успешни бяха компаниите, които не разчитаха само на своите служители и включиха в действие софтуер за „безхартиени офиси“, който замени хартиеното регистриране на документи и позволи на служителите да имат достъп до документите отвсякъде. Но дори и офисите без хартия, колкото и изненадващо да е, не са гаранция за успех, защото най-много пари спестиха компаниите, които действаха по-решително и предприеха редица мерки. Избрахме от тях най-ефективните, които могат да се приложат във всяка фирма.

1. Заменете малките неефективни принтери с един централен

Решение за намаляване на разходите за печат може да бъде замяната на по-старите принтери с висока цена на консумативите с по-модерни, икономични принтери.

Въпреки това, редица принтери все още означават повече консумативи, затова идеално е да имате един централен принтер и да печатате през компютърната мрежа. Ако освен това поставите принтера при служителя, който отговаря за него, спестяването е гарантирано.

2. Наблюдавайте подадените задания за печат

Съвременните принтери могат да увеличат спестяванията, като наблюдават какво печатат конкретните потребители или отделните отдели и при необходимост могат да им разрешат само одобрен тип печат. Ако освен това уведомите служителите, че възнамерявате да извършвате такова наблюдение на редовни интервали, можем да се обзаложим, че разходите за печат ще намалеят с няколко десетки процента.

3. Елиминирайте грешките, те могат да струват на фирмата много повече, отколкото си мислите

Да се греши е човешко и никой от нас не е съвършен, но е необходимо да погледнем на грешките и от другата, финансова страна.

Ако например искате да отпечатате само една страница от документ от 15 страници, но сгрешите и отпечатате целия документ, напразно сте превърнали 14 листа офис хартия в т.нар. шпионин В по-големите компании подобни грешки могат да достигнат хиляди страници, които ненужно увеличават разхода на офис хартия и тонер.

4. Освен грешките, обърнете внимание и на забравянето

Когато по-горе споменахме човешката склонност към грешки, осъзнахме, че е уместно да споменем и забравянето.

Поради стреса и високото работно натоварване служителите могат да забравят, че вече са отпечатали съответните документи веднъж. Решението може да бъде изпращането на задания за печат към сървър, където те чакат на опашка. Задачата ще се отпечата едва в момента, когато служителите дойдат до принтера и потвърдят печата с натискане на бутона.

5. Шрифтът и полетата са привидно незначителни детайли, но ефективни

Към простите, но доказани методи за намаляване на разходите за печат спада намаляването на размера на шрифта. Ако настройката на шрифта върви ръка за ръка с настройката на полетата, можете да разчитате на доста интересна финансова икономия. Но ще останем още малко при шрифта.

6. Не пренебрегвайте вида на шрифта

Може би ще се изненадате, но само две обикновени щраквания с мишката са достатъчни, за да пестите тонер или мастило. Сред най-икономичните шрифтове са Century Gothic, Calibri или Garamond, докато Arial или Tahoma изразходват най-много мастило от принтерите.

7. Пестете офисната хартия

Ако се чудите как да спестите от печат във фирмата, не бива да пренебрегвате грамажа на офисната хартия. За обичайни задачи за печат използвайте класическа офис хартия с по-ниска грамажност, а при специални случаи (печат на представителни материали и др.) изберете по-скъпа хартия с по-висока плътност.

8. Двустранният печат трябва да е нещо естествено

В списъка със съвети естествено не може да липсва дуплексният, или ако предпочитате, двустранният печат на документи, с който според опита на реномирани компании може да се постигне до 40 % икономия на разходите за хартия. При опити за спестяване си струва да се обмисли и черно-бял печат или печат с по-ниско качество.

• СЪВЕТ: Идеална офис хартия за офиса